Cuando ardió el templo del Capitolio el año 70 de nuestra era, el incendio devoró 3000 tablas de bronce, donde se hallaban grabados los tratados más antiguos celebrados con las naciones extranjeras.
Tito Flavio Vespasiano, emperador romano del 69 al 79, quiso reconstruir los textos buscando las copias que pudiesen subsistir. Bastantes documentos igualmente preciosos cubrían las paredes de otros edificios sagrados, tales como el templo de Diana en el Aventino, el templo de Dius Fidius, el templo de Moneta, etc.

Lo que es indudable es que este depósito, instalado en la dependencia del Senado, debe ser considerado como la primera cuna de los archivos de Roma. Su importancia fue acrecentándose de siglo en siglo durante toda la existencia de la República, hasta que llegó a convertirse en un centro de un servicio organizado con regularidad.

Las grandes familias aristocráticas poseían en general acerca de su atrium (pórtico delantero) una sala especialmente destinada a guardar sus tabletas, o sea los documentos relativos a sus negocios, títulos de nobleza, etc. llamada tablinum. No pocos documentos oficiales, en los primeros siglos de Roma, se hallaban en los archivos particulares. A partir del siglo V el edificio donde quedaban depositados los textos de las leyes, de los senadoconsultos y de los plebiscitos era el Tesoro del templo de Saturno, situado en la extremidad del Foro, cuya fundación se hace remontar a la época de Valerio Consulado en 509 a.C., uno de los fundadores de la República Romana y llamado Publícola por su popularidad como amigo del pueblo.

ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO EN EL PERIODO ROMANO

No se conocen fuentes literarias ni legislativas que nos permitan acercarnos a la archivística de época. Sin embargo, a través de los pocos vestigios que nos han llegado se puede llegar a conocer como organizaban los documentos.

Los documentos iban siendo depositados separando las funciones a las que correspondían dichos documentos o a las distintas magistraturas, así no se mezclaban las distintas funciones.

Esa sucesión de documentos formarían lo que conocemos como series. En algunas casas los documentos de un mismo magistrado durante un periodo de gobierno se unían formando un códice al que se le añadía el nombre del magistrado al que correspondía esa documentación y el nombre del encargado del archivo que lo había recibido. Podían llevar o no un orden cronológico, pero todos los documentos generados durante al ejercicio de su cargo permanecían juntos. Se seguía el procedimiento de procedencia institucional de los documentos. No tenían conocimiento de que estaban sentando las bases de la ciencia archivística.

En la mayoría de archivos, se formaban rollos con estos documentos y cada uno de estos rollos se depositaba en los estantes de las galerías. También es posible que se guardaran en unas cajas cilíndricas de madera que recibían el nombre de SIRINIUM, más cómodo para desplazamientos.

PERSONAL DEL ARCHIVO

Aunque el responsable del archivo era el tabularium había muchas personas que trabajaban a su alrededor. Los encargados del archivo eran de la jerarquía más alta del orden ecuestre y se rodeaban de estos personajes que eran grandes conocedores del derecho.

Normalmente los responsables del archivo eran cargos que duraban 2-3 años. Sin embargo, las personas que trabajaban en el archivo tenían cargos vitalicios ya que tenían mucha experiencia y era más conveniente tener a las personas que dominaban la profesión.

COMUNICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Los archivos son públicos y cualquiera puede acceder a ellos, pero nunca un documento podría salir del archivo, sino que lo que se hacía era expedir una copia certificada (con el mismo valor que un original) con una fórmula de validación y con los datos de ubicación del original.

La fórmula de autentificación con que se finaliza el documento era: “Scriptum et recognobi” Trasladado y cotejado del original