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| EDAD del DOCUMENTO |
Archiveros como Pérotin, Dubosq, Wyffels y otros introdujeron un valor que puede denominarse intermedio, en los que no prevalecen los valores primario y secundario.
PRIMERA EDAD: Corresponde con la circulacióny tramitación de los asuntos iniciados. Los documentos forman parte de los archivos de gestión y son de uso frecuente. Aproximadamente se conservan no más allá de cinco años.
SEGUNDA EDAD: Los documentos o el expediente referente a un asunto deben conservarse como objeto de consulta o antecedente, de manera poco frecuente. Es la fase de archivo intermedio, en el que el valor primario decrece en la misma proporción en que aumenta el valor seundario. Se conservan más allá de los cincuenta años.
TERCERA EDAD: El documento adquiere valor permanente, de manera que su uso estará derivado de su valor cultural o de investigación. su conservación será definitiva. |
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| EDITAR: |
Publicación
que se hace de un libro, folleto, periódico, revista,
etc., por medio de la imprenta. |
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| ELIMINACIÓN |
Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal, contable y los cuales carcen de relevancia científica y tecnológica y que por ende no tienen valor histórico. |
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| ELIMINACION DOCUMENTAL: |
Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes. |
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| ELIMINAR: |
Operación
que se realiza con los documentos que no son necesarios para
la Administración, y que no se conservarán permanentemente
en un Archivo Final. |
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| EMPASTAR: |
Encuadernar los
libros o documentos con materiales que permitan su durabilidad
y que a la vez los protejan. |
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| ENAJENACIÓN |
Transmisión formal, voluntaria o no de la custodia o la propiedad de documentos o archivos. |
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| ENCUADERNAR: |
Unir los folios
de un documento, en forma manual o mecánica para ponerles
cubiertas que los protejan. |
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| ENTIDAD PRODUCTORA: |
Es el ente que produce
el documento: puede ser de la Administración Pública,
de la Privada, una familia o una persona. |
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| ESCRIBIENTE: |
Persona que se dedica
a copiar o a poner en limpio lo que se le dicta. |
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| ESCRITURA: |
Sistema de signos
utilizados para escribir. |
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| ESTANTE: |
Mueble de metal
o madera con anaqueles donde se colocan los documentos, para
su conservación. Pueden ser metálicos o de madera. |
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| ESTANTERIA: |
Son muebles de
estructura metálica o de madera, donde se colocan los
documentos. Su longitud y altura es variable de conformidad con
e] loca] en donde se encuentran. |
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| ETICA ARCHIVISTICA: |
Se dedica a tratar
los problemas de índole moral, planteados a los Archivistas
en el ejercicio de su profesión. |
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| ETICA DEL TRABAJO: |
Actitud del empleado
de considerar el trabajo como un interés central en su
vida y una meta deseable de obtener en ella. |
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| ETIQUETA: |
Tarjeta de un tamaño
dado, que se utiliza para rotular documentos, cajas, estantes
y depósitos, donde se consignan los datos más importantes
referentes al fondo documental y su colocación en el espacio
físico. |
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| EVALUACION |
Acción y efecto de valorar (valoración) |
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| EXPOSICION DE DOCUMENTOS: |
Exposición
temporal o permanente de documentos de archivo con fines culturales
y educativos. |
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| EXPEDIENTE: |
(1) Conjunto total
de los documentos relacionados con un mismo tema, asunto o
persona. (2) Conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una entidad productora en el tratamiento de una misma cuestión |
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| EXPURGO: |
Selección,
análisis que se hace unidad por unidad para determinar
cuáles documentos se eliminan y cuáles no. (2)
Eliminación planificada de documentación, que carece
de valor testimonial, histórico o cultural
para ser conservadas. Normalmente esta eliminación suele
corresponder a la segunda
edad del documento (Archivo Intermedio) donde el documento ya
perdió su utilidad administrativa. |
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| EXTRACTO: |
Descripción
sintetizada que se hace del contenido de un documento. |
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