Glosario Archivistico


SALA DE CONSULTA:	Área de un archivo destinada al servicio de usuarios, también llamada Sala de Lectura.

SALVOCONDUCTO:	Documento expedido por una autoridad para que el que lo lleva pueda transitar sin riesgo por donde aquella es reconocida.

SCANNER:	(voz inglesa): escudriñador, explotador. Célula fotoeléctrica que se utiliza en el fotograbado electrónico y en el lector óptico. Su misión es interpretar un original - imagen fotográfica, dibujo, letra- y proporcionar la información a un computador.

SECCION:	Aquella unidad que está integrada por los papeles procedentes de una institución, o de división administrativa importante, con una organización, funciones y fines conocidos y delimitados.

SELECCIONAR:	Es el acto mediante el cual se decide la eliminación de documentos de menor valor histórico-cultural, a fin de conservar mejor los de mayor valor.

SELECCION documental:	Proceso archivístico que consiste en identificar, analizar y evaluar todas las series documentales que genera y recibe una entidad para determinar sus períodos de retención, en base a los cuales se formulará el Programa de Control de Documentos

SELECCION PIEZA POR PIEZA:	Consiste en el análisis de las piezas documentales, que componen una serie, para determinar su eliminación o custodia permanente.

SELECCION POR FECHA ABSOLUTA:	Es aquel procedimiento que toma como base la conservación de todos los documentos, tanto originales como copias, de una fecha o época determinada.

SELECCION POR FECHA RELATIVA:	Es el procedimiento utilizado por la institución que produce los documentos, basado en criterios establecidos por la misma, para determinar la eliminación o custodia permanente de los documentos.

SELECCION SERIE POR SERIE:	Consiste en el análisis de una serie completa de documentos, para determinar su eliminación o custodia permanente.

SELLAR:	Poner sello de tinta o blanco a un documento para identificarlo.

SERIE (Documental):	( 1) Conjunto de unidades documentales que forman parte de las secciones o subsecciones de un fondo y que se caracterizan por tener elementos semejantes entre sí, basados en el tipo documental. (2) Conjunto de documentos producidos por un mismo sujeto productor, en el desarrollo de una misma función y cuya actuación administrativa ha sido plasmada en un mismo tipo documental. (3) documentos producidos o recibidos de una oficina o unidad orgánica en cumplimiento en sus funciones, que tienen el mismo tipo documental o se refieren a un mismo asunto, y que son archivados, conservados, utilizados, valorados, transferidos o eliminados como unidad.

SERVICIOS DE ARCHIVO	Proceso mediante el cual se pone a disposición de los usuarios los documentos de una entidad.

SIGLA:	Letra o letras que se usan como abreviatura de una palabra.

SIGNATURA:	1. Número que se pone a los documentos para identificarlos y así facilitar su localización en el espacio físico. 2. La Signatura consiste en asignar símbolos particulares a los documentos para su identificación. Dichos símbolos reemplazan a los nombres o títulos, representándolos, lo que permite su inmediata localización

SIGNATURA Topografica:	Identificación convencional que señala la ubicación de una unidad de conservación en el depósito y mobiliario de un archivo.

SIGNACIÓN	Procedimiento en la que se determina un CODIGO que identifique en forma precisa y breve las secciones (unidades orgánicas) y las series documentales.

SISTEMA:	Es un arreglo ordenado y comprensivo de hechos, principios, doctrinas o cosas similares, en un campo particular del conocimiento o del pensamiento.

SISTEMA ARCHIVÍSTICO INSTITUCIONAL (SAI)	Integra todos los archivos de una entidad, pública o privada, constituida como tal. Los tres elementos básicos que la constituyen y diferencian son: • La institución productora, como marco de producción y acumulación de la información • El fondo documental, como la suma de esa información. • La sistematización de la organización de ese fondo documental, para la puesta al servicio de los clientes internos y externos.

SISTEMA DE ARCHIVOS:	Conjunto de centros archivísticos de las diversas instituciones públicas y privadas (que lo deseen) de una región en concreto. Su incidencia se manifiesta en aquellos países que tienen una organización político-administrativa descentralizada. Dispondrá de sus propios preceptos legales y su regulación tiene repercusión únicamente en el ámbito regional que le corresponde.

SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACION:	Conjunto de estrategias y procesos de conservación que aseguran el mantenimiento adecuado de los documentos, garantizando su integridad física y funcional en cualquier etapa del ciclo vital.

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS (SNA)	1) Conjunto de los archivos públicos de Costa Rica y los privados y particulares que se integren a él. (2) Es la entidad archivística de mayor envergadura de un país. Tiene como principal objetivo la integración de todos lo archivos públicos y privados (que así lo deseen) y los archiveros de todo el territorio nacional. Además le corresponde diseñar y dictar las políticas archivísticas para toda esa geografía. A su vez, tiene que estar respaldado y regulado por un precepto legal; de ahí que su creación sea concebida de hecho y de derecho.El SNA reúne cuatro grandes elementos que marcan su diferencia y particularidad, a saber: • Su carácter nacional, su incidencia tendrá efecto en todo el país, independiente-mente de la estructura administrativa que éste tenga. • La integración de los archivos, tiene como fin la unificación de todos los archivos públicos y privados (que lo decidan) de toda la geografía nacional. • Las políticas archivísticas, es la entidad encargada de la planificación y puesta en marcha de las políticas archivísticas del país. • La base jurídica, su creación precisa estar respaldada por un precepto legal que le dé origen y lo regule. Su concepción tiene que ser de hecho y de derecho, y su in-cidencia tendrá cobertura dentro de todo el territorio nacional.

SOPORTE:	Material donde se encuentra la información escrita, audiovisual, gráfica, que puede ser papel, cinta, banda magnética u otro. Soporte físico tradicional: Epigráficos - Paleográficos. Soportes Epigráficos: Constituidos por materiales sólidos, en los cuales existen grabados y representaciones: Pieda, Arcilla, Metales, Madera Soportes Paleográficos: resultado de un proceso de transformación del material escriptoreo; Papiro, Pergamino, Papel, Quipus

SUBFONDO	Subdivisión del fondo consistente en un conjunto de documentos relacionados entre sí que se corresponde con las subdivisiones administrativas de la institución u organismo de lo origina, y cuando esto no es posible, con agrupaciones geográficas, cronológicas, funcionales o similares de la propia documentación. Cuando el productor posee una estructura jerárquica compleja, cada subfondo tiene a su vez tantos subfondos subordinados como sean necesarios para reflejar los niveles de la estructura jerárquica de la unidad administrativa primaria subordinada

SUBSECCION:	Conjunto de documentos que forman parte de las secciones.

SUBSERIE:	Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.