Glosario Archivistico

FACILITAR:

Está en íntima relación con el acceso a los archivos y su utilización, surge en el momento en que los documentos son puestos al servicio de los usuarios.

FACSIMIL:

Reproducción o imitación perfecta de una firma o dibujo, de un texto manuscrito o impreso.

Facsímil del Acta de Independencia de Centro América. Archivo Nacional de Costa Rica. Colección: Provincial Independiente, Signatura;1464.

FASES DEL DOCUMENTO ARCHIVISTICO

Los documentos atraviesan diversas fases, establecidad en función de su ciclo vital. Este concepto desarrollado en los años 30 etapas viene a sifnificar que la información documental tiene una vida similar a la de un organismo biológocp, el cual nace, vive, y muere.

FASE DE CREACIÓN: constituye la génesis del documento archivístico como resultado de las actividades y relaciones entre la Administración, las prsonas físicas o jurídicas.

FASE DE MANTENIMIENTO Y USO: Contempla el período en el que el documento archivístico aún presenta un valor administrativo, jurídico,, informativo o legal

FASE DE EXPURGO: En los casos en los que el documento archivísitico pierde sus valorres primarios y carece de sus valores secundarios (principalmente el valor histórico) se procede a su expurgo definitivo, quedando constancia de su existencia en los registros de transferencia de los distintos archivos o entidades por las que ha transcurrido durante su su ciclo vital.

FASCÍCULO:

Término que se usa para designar un cuaderno.

FECHA:

Fecha de creación de un documento, que se expresa tomando en cuenta el año, mes y día.

FECHAS EXTREMAS:

La fecha más antigua y la más reciente dentro de un expediente, serie, o fondo documental.

FICHA:

Tarjeta de papel grueso, cuya forma es rectangular, donde se consignan los datos más importantes del contenido de un documento, cuyo objetivo es el de servir como instrumento de registro, control y búsqueda. Las fichas pueden ser de inventario, catálogo, índice.

FICHERO:

Mueble metálico o de madera con una o más gaveta,>, en las cuales se colocan ordenadamente las fichas descriptivas, que ayudan en el proceso de registro, control y localización de la información.

FIRMA:

Corresponde al nombre y apellidos de una persona, que generalmente se pone con rúbrica para dar validez y autenticidad a un documento.

FIRMA DIGITAL O ELECTRÓNICA

Método criptográfico que asegura la identidad del remitente en mensajes y documentos

Bloque encriptado de datos que serán utilizados por los ordenadores y los agentes para verificar que la información adjunta ha sido ofrecida por una fuente específica confiable. Entidiendase entonces que La firma digital es parte de la transmisión de mensajes telemáticos y la gestión de documentos electrónicos.

http://es.wikipedia.org/wiki/Firma_digital

FLUJOGRAMA:

Gráficos que indican el movimiento del trabajo, tales como el trámite de un formulario, la confección o transformación de un objeto o los pasos de un procedimiento.

FOLIAR:

(1) Poner el número a los folios de un documento. (2) Numerar consecutivamente los folios de un expediente por medio de sello foliador.

FOLIO:

Las hojas que componen un documento correspondiendo a cada folio dos páginas y se enuncian como folio frente y folio vuelto.

FONDO:

Conjunto de documentos o de series generadas por cada uno de los sujetos productores que conforman la estructura de un organismo en el ejercicio de sus competencias.

FONDO DOCUMENTAL:

Conjunto de documentos de archivos de toda naturaleza reunidos por una persona física o moral o una institución dentro del ejercicio de sus actividades.

FONDO ABIERTO:

Fondo de archivos susceptible de crecimiento por la transferencia documental.

FONDO CERRADO:

Fondo de archivo que no es susceptible de crecimiento, generalmente por tratarse de competencias que han desaparecido.

FONDO DE SEGURIDAD:

Conjunto de copias de los documentos de valor especial, generalmente en microformas, creado con la finalidad de conservar la información documental en caso de extravío o daños del documento.

FOTOCOPIA:

Fotografía especial obtenida directamente sobre el papel y empleada para reproducir páginas manuscritas o impresas.

FORMA:

Indica si el documento es original o copia y en este último caso, si es una copia mecanografiada, fotocopiada, microfilmada, etc. Forma parte de los caracteres externos de la documentación.

FORMATO:

Es la configuración física del documento. Forma parte de los caracteres externos de la documentación.

FORMULARIO

Modelo de especies o tipos documentales conteniendo espacios para el registro de datos variables.

FOTOGRAFIA:

Prueba que se obtiene de la fijación y reproducción de objetos, personas y lugares, en una cámara fotográfica.

FUENTE:

Los resultados de la actividad humana, que por su destino o por su propia existencia, origen u otras circunstancias, son particularmente adecuadas para informar sobre hechos históricos y para comprobarlos.

FUENTE PRIMARIA DE INFORMACION:

Información original, no abreviada ni traducida. Se llama también “fuente de primera mano”.

FUENTES DE INFORMACIÓN ARCHIVÍSTICA:

La no publicada, restringida para su propio uso por quien la produjo (el autor o fuente). Sus documentos a veces se destruyen, o si se considera que su conservación es pertinente, quedan depositados en un archivo para su recopilación. Puede ser tanto un archivo privado como un archivo público: archivo de empresa, archivo institucional, archivo eclesiástico (archivo parroquial, archivo episcopal, Archivo Secreto Vaticano), archivo municipal, archivo provincial, archivo estatal, etc.

FUENTES DE INVESTIGACIÓN ARCHIVÍSTICA:

(veáse investigación archivística)

FUMIGAR:

Someter los materiales documentales y sus depósitos a los efectos de productos químicos que, bajo ciertas condiciones físicas, actúan contra los agentes biológicos que los deterioran.

FUNCION ARCHIVISTICA:

Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico que comprenden desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.